Déclaration de protection des données et mentions légales

Zenaé Sàrl accorde une grande importance à la protection des données personnelles et à leur traitement confidentiel. Les données sont traitées conformément aux dispositions suisses applicables en matière de protection des données, notamment à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD).

La présente déclaration décrit les principales données traitées par Zenaé, leurs finalités, leurs destinataires ainsi que les droits des personnes concernées.

Collecte et traitement des données personnelles

Les données personnelles sont les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable.

Zenaé peut recueillir et traiter des données notamment dans les situations suivantes :

• utilisation du formulaire de contact ;
• demande d’informations ;
• inscription à une formation ;
• gestion des participant·e·s et des dossiers de formation ;
• facturation et paiements ;
• gestion des présences, évaluations, attestations et certificats ;
• transmission de prérequis ou de justificatifs de formation ;
• demandes de besoins particuliers ou d’aménagements ;
• réclamations et échanges administratifs ;
• inscription facultative à la newsletter ;
• utilisation du site internet et de ses fonctionnalités.

Les données traitées peuvent notamment comprendre :

• nom et prénom ;
• date de naissance ;
• adresse postale ;
• numéro de téléphone ;
• adresse e-mail ;
• profession ou activité ;
• formation choisie ;
• données de facturation et de paiement ;
• prérequis et justificatifs de formation ;
• informations relatives aux présences, évaluations, attestations et certificats ;
• informations nécessaires à d’éventuelles demandes d’aménagement.

Zenaé veille à ne collecter que les informations nécessaires aux finalités concernées.

Finalités du traitement

Les données personnelles peuvent notamment être utilisées afin de :

• répondre aux demandes et assurer les communications avec les personnes concernées ;
• gérer les inscriptions et l’organisation des formations ;
• assurer le suivi administratif et pédagogique des participant·e·s ;
• gérer les présences, évaluations, attestations et certificats ;
• assurer la facturation, les paiements et les obligations comptables ;
• vérifier les prérequis lorsqu’une formation en exige ;
• assurer la qualité des prestations et améliorer les formations proposées ;
• traiter les éventuelles réclamations ;
• respecter les obligations légales, contractuelles ou les exigences d’organismes de reconnaissance lorsque celles-ci sont applicables ;
• transmettre des informations ou une newsletter lorsque la personne y a consenti.

Les données sont traitées de manière confidentielle et ne sont pas transmises à des tiers sans nécessité liée à ces finalités, sauf obligation légale.

Destinataires possibles des données

Lorsque cela est nécessaire, certaines données strictement utiles peuvent être accessibles ou transmises :

• aux formateur·rice·s concerné·e·s ;
• aux prestataires administratifs ou informatiques de Zenaé ;
• à Queoval pour la gestion des formations ;
• aux prestataires de paiement, de messagerie, de newsletter, d’hébergement ou de statistiques ;
• aux organismes délivrant ou validant certains certificats ou reconnaissances ;
• aux organismes de reconnaissance ou autorités compétentes lorsque cela est requis.

Chaque destinataire ne reçoit que les informations nécessaires à l’accomplissement de sa mission.

Utilisation de Queoval

Zenaé utilise le logiciel Queoval pour la gestion administrative des formations.

Queoval peut notamment être utilisé pour :

• les coordonnées des participant·e·s ;
• les inscriptions ;
• la facturation ;
• les présences ;
• le suivi pédagogique et administratif ;
• les évaluations ;
• les attestations et certificats ;
• les communications liées aux formations ;
• éventuellement certaines communications ou newsletters.

Selon les informations communiquées par Queoval, les données sont hébergées dans des centres de données situés en France.

Newsletter

L’inscription à la newsletter est facultative et distincte de l’inscription à une formation.

L’absence de consentement à la newsletter n’a aucune conséquence sur la participation à une formation.

Toute personne inscrite à la newsletter peut se désinscrire à tout moment.

Le retrait du consentement à la newsletter n’entraîne pas la suppression des informations qui doivent continuer à être conservées dans le cadre du dossier de formation, du suivi administratif ou d’une obligation légale.

Durée de conservation et archivage

Zenaé conserve les données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales et des besoins de preuve.

Les dossiers de formation et les documents nécessaires à la preuve du parcours du ou de la participant·e, notamment les inscriptions, prérequis, présences, évaluations, attestations, certificats et échanges administratifs utiles, sont conservés en principe pendant 10 ans après la fin de la formation.

Les documents comptables et financiers soumis aux obligations légales suisses sont conservés pendant 10 ans.

Les données utilisées uniquement pour la newsletter sont conservées aussi longtemps que l’inscription reste active ou jusqu’au retrait du consentement.

Les données qui ne sont plus nécessaires et qui ne doivent pas être conservées en raison d’une obligation légale, contractuelle ou d’un besoin de preuve sont supprimées ou anonymisées.

Sécurité et confidentialité

Zenaé prend des mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de protéger les données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé ou la divulgation.

Les accès aux dossiers et outils administratifs sont limités aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

Cookies et technologies similaires

Le site zenae.ch utilise des cookies et des technologies similaires nécessaires à son fonctionnement et, selon les choix exprimés par l’utilisateur, à la mesure d’audience et à l’amélioration du site.

Lors de la visite du site, les préférences relatives aux cookies peuvent être gérées par l’intermédiaire de l’outil de consentement prévu à cet effet.

Le refus des cookies non nécessaires peut limiter certaines fonctions d’analyse, mais ne doit pas empêcher l’accès aux informations essentielles du site.

Outils techniques du site

Le site utilise ou peut utiliser notamment les outils et services suivants :

• Infomaniak ;
• Google Site Kit ;
• Google Search Console ;
• Google Analytics ;
• Google PageSpeed Insights ;
• Google Fonts ;
• reCAPTCHA ;
• Jeg Kit ;
• Complianz ;
• Rank Math SEO ;
• WP Mail Logging ;
• SecuPress ;
• Smash Balloon Instagram Feed ;
• FluentSMTP.

Cette liste peut évoluer en fonction des besoins techniques du site.

Lorsque certains de ces services impliquent des prestataires externes, seules les données nécessaires à leur fonctionnement sont traitées conformément aux paramètres et mesures de protection applicables.

Droits des personnes concernées

Toute personne peut contacter Zenaé pour demander notamment :

• l’accès aux données personnelles la concernant ;
• la rectification de données inexactes ;
• des informations concernant leur traitement ;
• la suppression des données lorsque celle-ci est possible ;
• le retrait d’un consentement, notamment pour la newsletter.

Les demandes peuvent être adressées à :

Zenaé Sàrl
Avenue du Grand-Pont 2
CH-1095 Lutry
E-mail : info@zenae.ch

Modifications de la déclaration

La présente déclaration peut être adaptée en fonction de l’évolution des activités de Zenaé, des outils utilisés ou des dispositions légales applicables.

La version publiée sur le site internet fait foi pour l’information du public.

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Mentions légales

Éditeur et responsable du site

La responsabilité des contenus et informations publiés sur ce site incombe à :

Zenaé Sàrl
Avenue du Grand-Pont 2
CH-1095 Lutry
Tél. : 079 703 73 43
E-mail : info@zenae.ch
Site : www.zenae.ch

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Hébergement web

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Responsabilité

Zenaé met tout en œuvre pour fournir sur son site des informations correctes, complètes et à jour.

Malgré le soin apporté à leur rédaction et à leur actualisation, la présence d’erreurs ou d’informations devenues obsolètes ne peut être totalement exclue.

Zenaé ne peut dès lors garantir en permanence l’exactitude, l’exhaustivité ou l’actualité de l’ensemble des informations publiées.

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Droits d’auteur

Les textes, éléments graphiques, photographies, documents, supports et autres contenus présents sur le site sont protégés par le droit d’auteur.

Sauf indication contraire, les droits correspondants appartiennent à Zenaé Sàrl ou sont utilisés avec l’autorisation de leurs titulaires.

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Modifications

Les présentes mentions légales peuvent être modifiées à tout moment afin de tenir compte de l’évolution du site, des prestations proposées ou du cadre légal.